Workflow: Giải mã khái niệm và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Bạn đã bao giờ nghe đến khái niệm “workflow” và tự hỏi workflow là gì và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết về workflow cũng như cách xây dựng một quy trình workflow hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Workflow là gì?

Hình ảnh minh họa quy trình Workflow

Workflow là sự kết hợp giữa “Work” (công việc) và “flow” (dòng chảy). Cụ thể, workflow có nghĩa là dòng chảy công việc, quy trình công việc mà ta phải thực hiện.

Quy trình workflow là một chuỗi công việc cần được thực hiện theo một trình tự cụ thể. Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy qua từng giai đoạn của quy trình đó. Điều này giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót cũng như thời gian xử lý công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Một quy trình workflow mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng mà workflow đem lại:

Hỗ trợ quản trị doanh nghiệp một cách trực quan

Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ trực quan, mang tính logic và tuần tự. Việc sắp xếp công việc theo sơ đồ này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc, đặc biệt khi có tình trạng quá tải. Màu sắc và cách tóm tắt công việc trong sơ đồ cũng giúp cho việc theo dõi và thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn.

Tổ chức công việc và đưa công việc vào một trật tự

Workflow giúp doanh nghiệp định rõ các bước để bắt đầu và hoàn thành công việc, mục tiêu cần đạt được cũng như tránh những lỗi liên quan đến quy trình công việc không đúng.

Loại bỏ các quy trình và hoạt động dư thừa

FastWork Workflow giúp doanh nghiệp phát hiện và loại bỏ các điểm dư thừa trong quy trình công việc. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, nơi có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn.

Giảm chi phí vận hành

Khi quy trình công việc được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận.

3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc

Vào những năm 1980, W. Edwards Deming (chuyên gia quản lý chất lượng) và Joseph M. Juran (chuyên gia quản lý người Mỹ) đã đưa ra nhiều lý thuyết cải tiến quy trình làm việc trong quy trình kinh doanh. Một số lý thuyết đáng chú ý bao gồm:

• Six Sigma: Sử dụng phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê, Six Sigma nhằm loại bỏ lỗi trong quá trình sản xuất. Nó tự hào chỉ cho phép có tối đa 3,4 lỗi trên một triệu sản phẩm.
• Quản lý chất lượng toàn diện: Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Dùng thuật toán để phân tích và cải thiện các quy trình.
• Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Tập trung vào việc loại bỏ chi phí và lãng phí dư thừa.
• Lý thuyết ràng buộc (TOC): Nhằm xác định và loại bỏ những ràng buộc yếu nhất trong quy trình làm việc.

4. Xây dựng Workflow hiệu quả trên hệ thống phần mềm FastWork

Để xây dựng một quy trình Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn cần phân tích kỹ càng từng nghiệp vụ và quy trình riêng biệt trong doanh nghiệp của bạn. FastWork Workflow là phần mềm hỗ trợ xây dựng và tổ chức quy trình công việc chuyên nghiệp, giúp số hóa toàn bộ quy trình trên giấy trong doanh nghiệp.

FastWork Workflow có thể tự động giao việc cho nhân viên theo quy trình được thiết lập trước đó. Phần mềm này cung cấp các trường thông tin cần thiết để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn theo từng vị trí công việc theo phòng ban. Bạn chỉ cần gán công việc vào quy trình có sẵn và tất cả các tác vụ sẽ được tự động theo dõi và thực hiện.

FastWork Workflow cũng cho phép xây dựng và liên kết các quy trình công việc giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp tránh tình trạng cồng kềnh và tắc nghẽn trong công việc.

Ngoài ra, FastWork Workflow còn cung cấp nhiều lợi ích khác như:

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình công việc theo từng phòng ban, vị trí hiệu quả.
• Tối ưu thời gian xử lý công việc.
• Giảm tắc nghẽn và cải thiện hiệu suất làm việc.
• Tự động hóa quy trình và liên kết thông minh giữa các quy trình.
• Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc từ đầu đến cuối.
• Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh.

FastWork Workflow có thể sử dụng trên cả web và di động (hỗ trợ cả iOS và Android), giúp bạn quản lý và thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi.

FastWork Workflow là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức và xây dựng quy trình công việc hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ ngay Hotline 098-308-9715 để được hỗ trợ và trải nghiệm miễn phí FastWork Workflow!

Đừng bỏ qua cơ hội làm việc hiệu quả cùng FastWork Workflow – công cụ số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc.