Gap Analysis là gì ? Ví dụ và các bước triển khai của Gap Analysis

1. Gap Analysis là gì ?

1.1. Khái niệm

• Gap Analysis (Phân tích khoảng cách) là một công cụ đơn giản được các tổ chức sử dụng để nâng cao mức độ hiệu suất của họ.
• Gap Analysis xem xét bạn đang ở đâu, bạn muốn ở đâu, những lý do khiến bạn không đạt được mục tiêu kinh doanh nhất định. Với thông tin đó, bạn có thể tạo một kế hoạch hành động để thu hẹp khoảng cách.

Ví dụ: Bạn có thể nhìn hình minh họa dưới đây để hiểu rõ hơn về Gap Analysis

• Để từ trạng thái hiện tại đến trạng thái mong muốn của chúng ta, cần phải có một số bước chính mà chúng ta cần thực hiện để thu hẹp khoảng cách. Từ đó sẽ tạo ra một kế hoạch hành động, vạch ra những hành động chính xác mà bạn cần thực hiện. Theo thời gian, khoảng cách sẽ hoàn toàn khép lại và bạn đạt được trạng thái mong muốn của mình.
• Ra mắt sản phẩm mới: Sau khi một công ty ra mắt sản phẩm mới, họ có thể dùng phân tích GAP để xác định lý do tại sao doanh số bán hàng không đạt dự báo.

• Thúc đẩy Doanh nghiệp xem xét khoảng cách giữa hiện tại và mong muốn tương lai. Khi đó, người đứng đầu sẽ nhận định rõ lĩnh vực cần thay đổi và lập kế hoạch hành động rõ ràng.
• Gap Analysis giúp khai thác nhiều tiềm năng, nội lực của doanh nghiệp, nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ đem đến cơ hội bứt phá cho doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh như hiện nay. Với một phân tích chi tiết, doanh nghiệp biết được cần tập trung vào giai đoạn nào để tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.

Phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp tìm ra phương hướng theo đuổi mục tiêu rõ ràng hơn

1.3. 3 điểm chính trong Gap Analysis

• Trong phân tích khoảng cách, mọi thứ bắt đầu với các mục tiêu cho tổ chức và cho các bên liên quan khác nhau trong tổ chức.
• Trong quá trình giải quyết vấn đề, điều quan trọng để phân biệt vấn đề so với mục tiêu và nguyên nhân (ảnh hưởng) so với giải pháp.
• Các ảnh hưởng được chẩn đoán và giải quyết dựa trên bằng chứng rộng rãi trong nghiên cứu giáo dục, xã hội và tổ chức.

1.4. Sử dụng báo cáo phân tích GAP

Báo cáo phân tích GAP được sử dụng bởi:

• Quản lý dự án.
• Nhóm cải tiến quy trình.
• Doanh nghiệp nhỏ/lớn (tìm cách phân bổ nguồn lực, phát triển chiến lược,…).

2. Góc nhìn/Quan điểm của Gap Analysis

• Organization – Quan điểm của tổ chức

Ví dụ: Bộ kỹ năng hoặc vai trò nào bị thiếu so với tổ chức

• Business direction – Quan điểm định hướng kinh doanh

Ví dụ: Có một khoảng trống trong sản phẩm hay khoảng trống trong thị trường mà chúng tôi hiện tại

không phục vụ

• Business process – Phân tích khoảng cách có thể được sử dụng từ góc độ quy trình kinh doanh

Ví dụ: những công việc bạn cần làm thế nào để đạt hiệu quả hơn

• Technology – Công nghệ

Ví dụ: Có hệ thống nào bị thiếu hoặc có sự không tương thích trong hệ thống