Sự khơi gợi yêu cầu là gì? Những thông tin cần biết (Phần 1)

Một dự án, một sản phẩm có thành công hay không phụ thuộc vào việc có nắm bắt được những nhu cầu của khách hàng và thỏa mãn những điều đó hay không. Để làm được điều đó, cần phải khơi được các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và thực hiện nó. Đó là một công việc vô cùng quan trọng mà một BA cần phải thực hiện tốt để đạt được kết quả tốt nhất.

1. Sự khơi gợi có nghĩa là gì?

Thỉnh thoảng, khi hỏi các bên liên quan về yêu cầu của họ, họ lại đưa ra những câu trả lời về những việc mà hệ thống hiện tại đang thực hiện hoặc đưa ý kiến về quy trình nên có hoặc nên được tổ chức ra sao và nghĩ rằng những thông tin đó là đã đủ giúp ích cho các BA có thể giải quyết vấn đề.

Khi chỉ hỏi một câu hỏi trực tiếp cho duy nhất một người, thì không phải lúc nào việc đó cũng cung cấp cho bạn toàn bộ sự thật; giá trị thực sự chỉ có khi có nhiều nguồn xác nhận lẫn nhau, hoặc để xác định sự khác biệt thì cần phải thực hiện thêm việc phân tích. Và điều quan trọng là phải hỏi cho đúng người. Những người khác nhau sẽ có chuyên môn khác nhau, nên cần phải làm việc với người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm cho dự án.

Vì vậy, hãy sử dụng kết hợp nhiều kỹ thuật để khơi gợi. Có nhiều kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng trong các phiên khơi gợi của mình như: hội thảo, kỹ thuật Delphi, làm thử nghiệm, kỹ thuật nhóm danh nghĩa (Nominal Group Technique),…

Để quản lý tốt một phiên khơi gợi yêu cầu, điều đầu tiên cần phải làm là chuẩn bị cho việc khơi gợi. Bất kể bạn đang sử dụng kỹ thuật nào, một sự chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn tự tin hơn và tránh phải gặp thất bại. Đặc biệt, nên thu thập thông tin của những bên liên quan trước đó để giúp bạn có cái nhìn tổng quan về người mà bạn sẽ làm việc cùng để khơi gợi yêu cầu.

2. Tạo mẫu (Prototype) là một phần của việc khơi gợi yêu cầu

Con người có thể hiểu và xử lý thông tin tốt hơn khi những thông tin đó được trình bày dưới dạng cả văn bản và hình ảnh, và các bên liên quan cũng thể hiện những yêu cầu mong muốn của mình tốt hơn khi được nhìn thấy sản phẩm ở cả hai dạng. Ban đầu, bạn có thể tạo mẫu trên giấy (paper prototyping), đây là một phương pháp hoàn toàn hợp lệ và tiết kiệm chi phí, phương pháp này sẽ dùng để tạo và mô tả lại các ý tưởng và yêu cầu cho các bên liên quan. Bạn có thể tạo những prototype bằng những cách khác nhau, từ việc tạo một bản vẽ đơn giản trên chiếc bảng trắng đến việc sử dụng một số công cụ kỹ thuật như Balsamiq, Azure,…

Tuy nhiên, khi sử dụng các công cụ, có một số điều bạn cần phải cân nhắc:

• Loại prototype nào bạn sẽ sử dụng: throw-away prototype hay evolutive prototype?
• Mục tiêu của việc prototype là gì?
• Prototype không phải là kết quả sản phẩm cuối cùng và khách hàng của bạn phải hiểu được điều đó.
• Prototype không nên là công cụ duy nhất mà bạn sử dụng.
• Prototype không phải là một bài tập về thiết kế.

Các phiên dùng để khơi gợi là một quá trình quan trọng cho toàn bộ dự án, tuy nhiên các bên liên quan lại không dành nhiều thời gian cho các phiên này. Trách nhiệm của một BA là phải thu thập và hiểu nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian ngắn, vì vậy, hãy cân nhắc việc sử dụng prototype vì nó là một phương pháp cần nhiều thời gian để hoàn thành.

Nguồn tham khảo: http://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp