Lập Bảng Điểm Danh Học Sinh: Cách Tạo Bảng Chấm Công Đơn Giản và Tiện Lợi

Xin chào các bạn,

Bạn có bao giờ gặp khó khăn khi cần lập bảng chấm công nhân viên hoặc bảng điểm danh học sinh không? Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn cách tạo một bảng chấm công hoặc bảng điểm danh đơn giản và tiện lợi bằng Excel.

I. Lập danh sách

Đầu tiên, chúng ta tạo một sheet “Danh sách” để ghi danh sách toàn bộ nhân viên hoặc học sinh vào đây. Việc này giúp dễ dàng quản lý và theo dõi.

Thêm cột “Mã số” để phân biệt các nhân viên, học sinh với nhau và tránh các trường hợp trùng họ tên. Bạn cũng có thể thêm các cột như “Phòng ban/Tổ”, “Ngày sinh” tùy vào thông tin cần quản lý.

Để định dạng bảng danh sách này, mình sử dụng Table. Bằng cách này, chúng ta có thể có các hàng và cột đồng nhất với nhau, dễ dàng gọi dữ liệu trong bảng bằng “tên” của bảng và thêm dữ liệu mới mà không cần định dạng lại các hàng mỗi khi có dữ liệu mới.

II. Lập bảng chấm công, điểm danh theo từng tháng

Tiếp theo, chúng ta tạo thêm một sheet để lập bảng chấm công theo từng tháng.

1. Tạo các cột “ngày” trong tháng

Tại hàng 7, chúng ta hiển thị danh sách các ngày trong tháng. Bạn có thể sử dụng công thức để tự động tạo danh sách này dựa trên số ngày trong tháng. Ví dụ, tháng 1 có 31 ngày, tháng 2 có 28 hoặc 29 ngày, tháng 4 có 30 ngày, vv.

2. Tạo các cột “thứ” trong tuần tương ứng

Ở hàng 6, chúng ta hiển thị thứ trong tuần của các ngày tháng ở hàng số 7. Chúng ta sử dụng hàm WEEKDAY để biết được ngày đó thuộc thứ mấy trong tuần. Sau đó, chúng ta định dạng hiển thị các ngày trong tuần là “T2”, “T3”,…, “T7”, “CN” hoặc “Thứ hai”, “Thứ ba”,…, “Thứ bảy”, “Chủ nhật”.

3. Định dạng màu sắc cho các cột là ngày Thứ bảy, Chủ nhật

Chúng ta có thể định dạng màu sắc cho các cột là ngày Thứ bảy và Chủ nhật để dễ nhận biết. Bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để thực hiện việc này.

4. Định dạng các cột là ngày nghỉ lễ

Nếu bạn muốn đánh dấu các cột có ngày trùng với ngày nghỉ lễ, bạn có thể tạo một sheet “Ngày nghỉ” để liệt kê danh sách các ngày nghỉ lễ trong năm. Sau đó, sử dụng Conditional Formatting để tô màu cho các cột này.

5. Đặt ký hiệu đánh dấu và tính tổng theo từng ngày

Cuối cùng, chúng ta tạo một sheet “Quy tắc” để liệt kê danh sách các ký hiệu sử dụng để điểm danh theo từng ngày. Bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để đặt các ký hiệu này. Đồng thời, chúng ta tính tổng số lượng theo từng loại.

Đây là cách tạo một bảng chấm công hoặc bảng điểm danh đơn giản và tiện lợi bằng Excel. Bạn có thể sao chép sheet hiện tại và sử dụng cho các tháng khác để tiết kiệm thời gian.

Hãy thử áp dụng và khám phá thêm các tính năng của Excel. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc đào sâu vào các vấn đề khác, hãy đến với PRAIM – nơi cung cấp những kiến thức chất lượng với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo trên PRAIM – nền tảng giáo dục uy tín và chất lượng.